Elektroniczna wymiana danych w firmach z branży piekarsko-cukierniczej.

Termin elektroniczna wymiana danych od lat funkcjonuje zarówno w informatyce, jak i w biznesie. Odmieniane przez wszystkie przypadki i używane (a raczej nadużywane) w niezliczonych kontekstach określenie stało się dyżurnym słowem "kluczem", często wykorzystywanym przez producentów sprzętu komputerowego i oprogramowania w celu zwiększenia sprzedaży swoich najnowszych produktów i rozwiązań informatycznych. Ale elektroniczna wymiana danych to także nowoczesny tryb wymiany informacji pomiędzy firmami (czy, precyzyjnie, wykorzystywanymi przez nie systemami), który wkrótce i nieuchronnie stanie się standardem w biznesowych zastosowaniach informatyki.

Niejednokrotnie słyszymy więc o elektronicznej wymianie danych w kontekście przesyłania dokumentów pomiędzy firmami (np. zakłady piekarsko-cukiernicze prowadzące sprzedaż do supermarketów i sieci handlowych). Coraz głośniej mówi się także o rychłym wprowadzeniu do powszechnego użycia tzw. podpisu elektronicznego. Nie wspominając nawet o rozliczeniach podatkowych z urzędami, które w coraz szerszym zakresie dokonywane mogą być za pośrednictwem Internetu - rozliczenia z ZUS już od lat obowiązkowo prowadzone są poprzez Internet, z wykorzystaniem oprogramowania Płatnik. I o ile podpis elektroniczny to ciągle jeszcze "śpiew przyszłości", o tyle wymiana danych pomiędzy firmami i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej są już dzisiaj przedmiotem licznych pytań i budzą wiele wątpliwości wśród piekarzy i cukierników.


Od wielu lat regularnie dostarczamy pieczywo do trzech placówek należących do wiodącej sieci supermarketów. Otrzymaliśmy właśnie pismo informujące nas, że w przeciągu 3 miesięcy zmuszeni będziemy dostarczać faktury i korekty do centrali sieci w formie elektronicznej w formacie EDI XML. W jaki sposób zorganizować w zakładzie techniczną obsługę takiego eksportu dokumentów?

Konieczność zmierzenia się z zagadnieniem elektronicznego obiegu dokumentów jest kolejnym wyzwaniem, któremu sprostać będą musiały piekarnie i cukiernie. Pojęcie to jest dosyć pojemne, jednak - w podstawowym ujęciu - oznacza bezpośrednią wymianę informacji pomiędzy systemami informatycznymi z wykorzystaniem standaryzowanych platform wymiany danych (np. coraz bardziej popularny standard EDI - Electronic Data Interchange). Elektroniczna wymiana danych (zwłaszcza w wydaniu platform wymiany informacji) to przede wszystkim szansa na znaczne ograniczenie kosztów przesyłania dokumentów (papier, koperty, znaczki pocztowe, itd.), wydatne przyspieszenie tej wymiany, a także niemierzalne, aczkolwiek bardzo istotne korzyści związane z wyeliminowaniem potencjalnych pomyłek ludzkich i konieczności późniejszego korygowania dokumentów. Najwcześniej z elektroniczną wymianą dokumentów zetknęły się (i tego właśnie dotyczyło pytanie naszego Klienta) te zakłady, które systematycznie współpracują z super i hipermarketami, oraz z dużymi sieciami sprzedaży detalicznej.

Najbardziej rozpowszechnione platformy elektronicznej wymiany dokumentów na naszym rynku to EDISON oraz ECOD, a najczęściej wykorzystywany format elektronicznego przesyłu dokumentów to pliki XML. W jaki sposób piekarnie i cukiernie zostać mogą uczestnikami elektronicznej wymiany dokumentów i sprostać wymogom nowoczesnej wymiany handlowej? Istnieje w zasadzie tylko jedna droga - oprogramowanie do zarządzania, z którego korzysta zakład, powinno zostać wyposażone w mechanizm umożliwiający zapis wybranych typów dokumentów do formatu wymaganego przez daną platformę. Dodatkowo, w zdecydowanej większości przypadków konieczna jest także instalacja w systemie informatycznym zakładu piekarsko-cukierniczego specjalnej aplikacji, która "nasłuchuje" pojawiających się nowych dokumentów i automatycznie przesyła je na platformę wymiany dokumentów, skąd - w efekcie dalszego przetwarzania - wędrują one do systemu informatycznego odbiorcy pieczywa (np. supermarketu).

Obecnie obserwujemy na rynku polskim niezwykle dynamiczny rozwój systemów elektronicznej wymiany dokumentów. W branży handlowej i dystrybucyjnej, a zwłaszcza w przypadku tzw. dużego hurtu, zbieranie zamówień w formie elektronicznej, automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej na platformy obsługujące EDI to już od kilku lat obowiązujący standard. Branża piekarsko-cukiernicza nie będzie wyjątkiem, z czasem także u nas elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy zakładami oraz dostawcami i odbiorcami stanie się "chlebem powszednim".


Część Klientów oczekuje od nas przesyłania faktur i korekt e-mailem. W jaki sposób powinniśmy to robić? W jakim formacie wysyłać dokumenty?

Zagadnienie elektronicznego przesyłania dokumentów rozpatrywać można na co najmniej kilku poziomach. Poza zintegrowanymi platformami elektronicznej wymiany danych (przykładam niech będzie opisany wyżej standard EDI) obejmuje ono bowiem także przesyłanie dokumentów pomiędzy firmami w określonych formatach (np. pdf, doc, xls) za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Przesyłanie dokumentów za pośrednictwem e-mail to bodaj najprostsza forma przekazywania dokumentów drogą elektroniczną. Polega ona na zapisaniu wybranego dokumentu (np. faktury sprzedaży, faktury korygującej, czy nawet WZ/dowodu dostawy) do pliku o zadanym formacie, a następnie przesłania go odbiorcy jako załącznika do e-mail. W zależności od rodzaju wykorzystywanego oprogramowania (czy raczej technologii, w jakiej zostało ono stworzone), możliwy jest zapis dokumentów w różnych formatach. Programy dosowe udostępniają zazwyczaj formaty bazodanowe lub tekstowe, np. dbf, txt, itd. Programy tworzone w oparciu o technologię Windows są zazwyczaj nieco bardziej przyjazne i umożliwiają zapis do formatów takich jak doc, xls, xml czy pdf.

W niektórych sytuacjach biznesowych wykorzystywanie poczty elektronicznej przestaje być jedynie kolejnym sposobem przesyłania informacji pomiędzy zakładami, a staje się wręcz obowiązkiem firmy. Sytuacja taka ma miejsce np. przy składaniu miesięcznych deklaracji do ZUS. W niedalekiej przyszłości, wraz z faktycznym wejściem do obrotu gospodarczego tzw. podpisu elektronicznego, także przesyłanie dokumentów (np. wystawianie i przesyłanie faktur bez konieczności wysyłania papierowych kopii) będzie w dużej mierze obsługiwane za pośrednictwem e-mail. Znacznie ograniczy to koszty i przyspieszy obrót dokumentami, a także wyeliminuje wiele pomyłek i błędów popełnianych przez osoby zajmujące się wysyłaniem dokumentów.


autor: Paweł Lipka